Efesios 5:16-17 dice: “Así que tengan cuidado de su manera de vivir. No vivan como necios sino como sabios, aprovechando al máximo cada momento oportuno, porque los días son malos.
Una de mis mayores retos como líder, pastor de jóvenes, gerente de proyectos de informática, esposo y ahora como padre, es hacer uso correcto del tiempo. En mi interés de cada día ser más efectivo en el manejo de prioridades y tareas, en una ocasión leí un interesante libro titulado Never Check E-Mail In the Morning: And Other Unexpected Strategies for Making Your Work Life Work de la experta en manejo del tiempo Julie Morgenstern.
El libro expone que leer el email a tempranas horas de la mañana desvirtúa totalmente tu plan y estos establecerán tu agenda de trabajo que, quizás, no ha sido previamente preparada. Por esta razón sugiere que leas el email en horas de la tarde para que aproveches tus horas más productivas de la mañana.
El email juega un rol activo en nuestra cultura impaciente donde cada cosa tiene el apellido de “ahora, ahora, ahora!”. Las personas esperan respuestas inmediatas porque una respuesta inmediata es posible a través de la tecnología. Recuerdo las veces que recibí llamadas de personas que me decían “te acabo de enviar un email para que lo veas ahora”.
Porque un mensaje llega a nuestro “inbox” instantáneamente no significa que debemos contestarlo instantáneamente. Al igual que no todo en la vida es urgente el email tampoco lo es. Piensa por un momento en esto: el email es un racimo de interrupciones y distracciones que aparece en nuestro “inbox” sin ninguna invitación. Cada vez que revisamos nuestro email por un minuto abrimos la puerta a diferentes imágenes, y la inmediata distracción afecta nuestra agenda y concentración de asuntos que de verdad son importantes y críticos.
A continuación algunas recomendaciones para hacer uso más eficiente del correo electrónico:
- Mantén la alerta de tu email apagada. Abrir y cerrar el email para asegurarse que un nuevo email ha llegado es una pobre práctica de manejo del tiempo. Verifica el correo electrónico en horarios en bloque por ejemplo 10am, 2pm, 5pm. Si algún asunto es crítico, de seguro te llamarán.
- Trabaja los emails y sus respuestas durante periodos designados para el uso del email. Un ejercicio que puedes practicar es responder primero a emails que puedas contestar en 2 minutos o menos. Si algún email requiere más tiempo o requiere algún trabajo de preparación separa un espacio definido en tu agenda para atender estos asuntos.
- Se claro en lo que necesitas en la línea de asunto (“subject”). En muchos casos puedes escribir lo que necesitas en el subject como por ejemplo: “Reunión de Estrategia 2009 el jueves a las 2pm”, “Presentación de equipo creativo el viernes a las 9am”. De igual forma si necesitas una respuesta inmediata puedes escribir “URGENTE” en el subject. Se cuidadoso a la hora de catalogar un asunto como urgente.
- Comienza un email largo indicando que necesitas del receptor. Ej. “Verifica los números en la parte de abajo del email”, “Verifica la tabla de precio”, “Confirma si los acuerdo del 1 al 5 están redactados según se discutieron en la reunión de hoy”.
- Limítate a 1 o 2 puntos por email. Email muy largos requieren utilizar el “scrollbar” lo que hace que el receptor invierta más tiempo en el la lectura del mismo. Una forma más eficiente para escribir emails largos es dividirlos en varios emails por asunto.
- Limita el uso de reenviar emails informativos. Muchas veces enviamos emails que nos parece que pudiera interesarle a otras personas poniendo al comienzo la frase “FYI” (for your information”). Nunca envíes un “FYI” sin decirle al receptor al comienzo del mensaje que tu piensas que pudiera interesarle o que tu deseas que el haga con la información recibida.
Recuerda: sustituir el contacto humano por el email es un error.